Sistema ERP

Sistema ERP é um aplicativo que integra todos os departamentos de uma empresa. Por conectar os setores e centralizar as informações em uma base única, ajuda na redução de custos e contribui para o crescimento e rentabilidade do negócio.

Do inglês "Enterprise Resource Planning", esse sistema de gestão elimina retralho e evita duplicidade de informações porque as informações são compartilhadas com facilidade. A ferramenta é apoio para tomada de decisão dos gestores, dando diagnósticos precisos com índices simples que demonstram a saúde da empresa.

Com a evolução tecnológica dos últimos anos, tornou-se fundamental a utilização do software ERP. O propósito é integrar informações e pessoas. Por exemplo: Ao emitir uma nota fiscal, automaticamente ele integra compras, produção, estoque, distribuição, financeiro, CRM, fiscal e contabilidade.

Como funciona um Sistema ERP?

Sistema ERP utiliza de vários softwares de computador que se comunicam por meio da rede ou internet, por exemplo: aplicativo servidor, aplicativo cliente, banco de dados, servidor web, app-mobile, etc.

Atualmente podemos encontrar Sistema ERP que funcionam da rede da empresa, na Nuvem, ou SaaS (software as a service). Essas diferentes arquiteturas surgiram para tentar reduzir os custos com aquisição de hardware, equipe de TI e banco de dados. Entretando, algumas delas fazem a empresa depender de uma excelente qualidade de internet, no aspecto velocidade e também estabilidade.

Portanto, é imprescindível que a empresa entenda os pontos positivos e negativos de cada arquitetura.

A história do termo ERP

Na década de 50, quando os conceitos de controle tecnológico e gestão corporativa tiveram seu início, e para a tecnologia disponível na época rodavam os primeiros sistemas de controle de estoques, porém a automatização era para poucos. Na década de 70, a expansão econômica e a maior disseminação computacional deram origem ao MRP (Material Requirement Planning), que veio a ser o antecessor do ERP. A partir da década de 80, aumentaram-se as chances dos projetos que deram início ao ERP de modo mais específico.

Na década de 90, o Grupo Gartner usou pela primeira vez o acrônimo ERP, o termo passa a incluir o gerenciamento dos materiais (MRP), recursos e mão-de-obra (MRP II) e os restantes das áreas corporativas como contabilidade, finanças e distribuição. As empresas percebem que suas áreas não podem permanecer isoladas e a integração é inevitável para se manter competitivo.

Para que serve um Sistema ERP?

O ERP tem como finalidade integrar os diversos setores da empresa e automatizar os processos diários, de forma a oferecer aos gestores uma visão estratégica e detalhada de tudo o que acontece na operação, permitindo a correta distribuição de recursos, a otimização dos processos e o direcionamento assertivo dos investimentos. No atual ambiente empresarial, o ERP passou a ser uma ferramenta essencial para garantir as margens de lucro, controlar o estoque e custos afim de evitar perdas, controlar prazos e gerar relatórios que auxiliam na tomada de decisões rápidas, de forma que a empresa possa se manter competitiva.

Quais são os benefícios de um Sistema ERP?

O Sistema ERP oferece diversas ferramentas que influenciam diretamente na lucratividade da empresa, pois funciona como uma central de onde os gestores extraem uma visão mais completa do negócio, e oferece uma posição privilegiada para identificar problemas e oportunidades, bem como para criar novas estratégias de crescimento. Dentre os benefícios, podemos destacar:

• Redução de custos: Ter informações sobre a produtividade é fundamental para descobrir desperdícios de insumos e retrabalhos, e identificar oportunidades de ajustes financeiros.


• Padronização de processos: Devido a integração proporcionada pelo ERP, é possível padronizar os processos de diversos departamentos da empresa, e aplicar o mesmo processo a filiais, se houver. Ao padronizar os processos, é possível otimizar a relação entre as áreas da empresa, facilitando ao gestor analisar os resultados e realizar um planejamento produtivo, uma das consequências da padronização de processos é minimizar os erros e evitar retrabalhos.


• Melhoria da gestão tributária: Devido a carga tributária no Brasil ser alta, cada vez mais as empresas buscam adotar estratégias para diminuir os custos com impostos. Com o sistema ERP, é possível automatizar a controladoria tributária, reduzindo problemas junto ao Fisco, tais como multas e sanções, e traçando estratégias que irão reduzir a carga sobre os produtos, produzidos ou comercializados.


• Segurança da informação: O sistema ERP garante mais segurança nos dados, já que contam com ferramentas e mecanismos de segurança para proteger os dados corporativos confidenciais da empresa. As ferramentas garantem a segurança de interferência externa e até internas, pois como as informações são centralizadas, monitoradas e registradas, é mais fácil identificar o uso anormal de arquivos e/ou valores, além de definir sua origem dentro da empresa.


• Melhoria na competitividade: Todos os benefícios elencados acima resultam em melhoria na competitividade, já que a empresa pode se focar na qualidade dos produtos e serviços. Isso é possível devido aos processos que já estão seguros, padronizados e sincronizados.

Quais são as desvantagens de um Sistema ERP?

• Dependência do fornecedor: É importante que ao optar em implantar um ERP, a empresa faça uma criteriosa investigação sobre o fornecedor antes de fechar o contrato, observar infraestrutura da empresa, buscar referências com empresas que já utilizam o software, ler com atenção o contrato e plano de implantação que a empresa oferece.


• Customização: Os sistemas ERP’s, geralmente, são desenvolvidos seguindo alguns padrões organizacionais, e apenas na implantação que a maioria das empresas descobrem que seu padrão organizacional é divergente do software escolhido, por isso é importante que a empresa tenha uma estrutura organizacional e que esta seja apresentada a empresa que desenvolveu o ERP, para que analisem se é possível realizar a implantação. Algumas empresas possuem um serviço de customização, que realiza alterações ou desenvolvimentos no ERP para que se adeque a empresa contratante, observe também os custos desse tipo de serviço antes de fechar o contrato.


• Dependência setorial: Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho.


• Qualidade dos dados: Inserção de dados não confiáveis, quando é necessário o fornecimento de informações pelo usuário.


• A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada.


• Dificuldade de repasse da cultura organizacional aos colaboradores.

Como saber se minha empresa precisa de um Sistema ERP?

Gerenciar diferentes departamentos e processos é um desafio, em algum ponto a empresa, através dos departamentos, aponta ao gestor a necessidade de automatizar alguns processos, segue abaixo alguns indicativos que a empresa precisa de um sistema ERP:

• A equipe gasta muito tempo em tarefas, que poderiam ser executadas mais rapidamente se automatizadas, tais como preenchimento de planilhas e formulários.


• O gestor tem dificuldade de acessar os dados do próprio negócio, e precisa ser informado pelos demais colaboradores, inclusive sobre decisões importantes para o negócio.


• Os problemas demoram para serem identificados e atrapalham a produtividade da empresa.


• Problemas nas vendas e falhas nas entregas, devido a um controle de estoque ineficiente.

Que cuidados devo tomar na contratação de um Sistema ERP?

Pontos relevantes a considerar antes de contratar um ERP:

• Pessoas: Avalie o nível das pessoas do fornecedor da solução. Seu suporte, o conhecimento que têm de suas necessidades, interesse, etc. Uma boa equipe e um bom suporte são essenciais para o sucesso da implantação e da operacionalização do sistema.


• Customização: Avalie se o ERP é facilmente customizável. Verifique se há ferramentas nativas no sistema que permitem criar controles adaptáveis às suas necessidades. Se a demanda for mais ampla e requerer desenvolvimento, considere custos e prazos envolvidos.


• Licenças e Infraestrutura: Avalie seus investimentos em Infraestrutura necessária para o ERP. Isso pode envolver custos com equipamentos, licenças do Sistema Operacional e do Banco de Dados. Há soluções que utilizam Banco de Dados robustos e consagrados e de código aberto, sem custo; vale a pena considerar esta alternativa.


• Multiempresa e Multiplataforma: Avalie se o ERP permite operar remotamente suas filiais. Foque a análise no acesso que sua força de vendas externa terá ao sistema; se ele permite acesso por múltiplas plataformas: notebook, tablet, celular.


• Tributação: Avalie se o ERP permite criar regras tributárias que automatizem a seleção de documentos fiscais para emissão de notas com impostos corretamente apurados.


• Velocidade e facilidade: Avalie se o uso do ERP é fácil e rápido do ponto de vista dos usuários.

Qual o melhor sistema ERP?

Alguns sistemas ERP, por ser estrangeiro, não possuem experiência na área tributária do Brasil, que é bastante complexa, pode ser que os custos de adaptação sejam maiores que o normal, vale considerar a opção por uma versão nacional. Outros sistemas ERP dependem da internet, então se a internet parar, a empresa deixa de vender e produzir.

A implantação do sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da empresa, por isso, é necessário analisar as diversas soluções de ERP no mercado, e então comparar com as necessidades da empresa, a opção que mais se aproximar do perfil da empresa, será a que causará menos impacto na implantação e um melhor resultado no todo.

Qual a diferença entre um Sistema ERP gratuito ou pago?

Ao realizar uma busca por sistemas ERP, o gestor irá se deparar com algumas opções, e entre elas: gratuito ou pago. Mas qual seria basicamente a diferença entre ambos? Para ajudarmos a responder essa questão iremos apresentar as principais características de cada tipo:

Sistemas ERP Gratuitos, podem até atender pequenas empresas, mas só até um certo ponto. A grande maioria não possui suporte, e as que possuem cobram um valor pelo serviço, e tem um limite de volume de dados inseridos, por exemplo, cadastrar uma determina quantidade de produtos. Conforme a empresa cresce mais difícil será utilizar um sistema limitado, nem todas as planilhas poderão ser abandonadas, é como deixar a empresa “semi-automatizada”. Outro problema comum em ERP’s gratuitos, é que não são flexíveis a alterações (customizações) para atender as necessidades da empresa, além de não garantir a segurança dos dados.

Sistemas ERP Pagos contam com um planejamento de implantação, que consta com treinamentos, suporte, segurança dos dados e em muitos casos podem ser alterados (customizados) de forma a atender melhor às necessidades da empresa. O ERP’s pagos contam com diversos relatórios, incluindo contábeis, que irão eliminar a necessidade de ter um controle a parte, realizado por planilhas, dispõem também de uma rotina de atualização que implantam melhorias e/ou correções ao sistema.

Porque o Sistema ERP ExsamM8?

O Sistema ERP ExsamM8 se caracteriza por ser rápido, fácil, seguro e personalizado. Atende os mais diversos tipos de empresa como comércio, indústria e serviços. Os valores são acessíveis a pequenas e médias empresas.

• Solução completa e integrada: Vendas, Distribuição, Serviços, Lojas (cupom), Compras, Financeiro, Fiscal, Contábil, Ativo Imobilizado, Produção, Estoque, CRM, Correios, Mercado Livre e E-commerce.


• Multiplataforma e Multiempresa: Por ser desenvolvido com tecnologia de última geração, o sistema funciona em computador, tablet ou celular. Unifique e acesse os resultados de todas as filiais instantaneamente com um clique.


• 100% atualizado às novas exigências fiscais: Emissão de NF-e em 5 segundos, sem ter que sair do sistema. SPED Fiscal, Bloco K SPED, EFD Contribuições, SPED Contábil, ECF, Reinf, F-Cont, etc.


• Baixo Custo com Alto Benefício: Economize em licenças e infraestrutura. O sistema servidor pode ser instalado em máquinas comuns e o gerenciador de banco de dados que adotamos é de código aberto, sem custos de instalação ou de licenças. E o custo de manutenção mensal é surpreendente.


• Suporte técnico especializado: Suporte por telefone, e-mail e acesso remoto. Atendimento rápido e com feedback via e-mail. Principais campos com ajuda teclando F1. Manual técnico do sistema disponível na web.


• Um sistema a seu gosto: Caso necessite de alguma ferramenta complementar no Exsam ERP, adaptamos o sistema a suas necessidades. Isso porque construímos uma poderosa ferramenta de customização que reduz em 50% o prazo médio de desenvolvimento.